Objetivos de la documentación de la auditoria
El objetivo general, es la de ayudar al auditor a proporcionarle una seguridad razonable de que una auditoria adecuada se realice de acuerdo con las normas establecidas. La documentación de la auditoria, si pertenece al año corriente de la auditoria, provee la base para la planeación de la auditoria, un registro de la evidencia acumulada y los resultados de las pruebas, datos para determinar el tipo adecuado del informe de auditoria y una base para la revisión por parte de supervisor y socios.
La documentación de auditoria es el recurso más importante para demostrar por medio de documentos que una auditoria fue realizada de forma adecuada y conforme a las normas de auditoria generalmente aceptadas.
La documentación de la auditoria proporciona una importante fuente de información para ayudar al auditor a decidir la emisión del informe de auditoria adecuado en determinadas circunstancias. Los datos en los archives son útiles para la evaluación de un ámbito adecuado de auditoria y de la objetividad de los estados financieros.
Los archives de auditoria son el marco de referencia más importante utilizado por el personal supervisor para evaluar si la evidencia competente recopilada es suficiente para justificar el informe de auditoria.
Propiedad de los archives de auditoria
Son propiedad del auditor la documentación de auditoria preparada durante su cargo en la compañía, incluyendo los calendarios elaborados por el cliente para el auditor. El único momento en el que cualquier persona, incluyendo al cliente, tiene el derecho legal de examinar los archives es cuando éstos son citados ante un tribunal como evidencia legal. Al momento de la terminación del contrato, los archivos de la auditoria son guardados en las instalaciones de los contadores públicos para referencias futuras.
Confidencialidad de los archivos de auditoria
La norma 301 del código de Conducta profesional indica lo siguiente:
* Un miembro no deberá revelar ninguna informaciónconfidencial que haya obtenido en el curso de la prestación de auditoria profesional excepto con el consentimiento del cliente.
Durante la auditoria, los auditores consiguen una gran cantidad de información de naturaleza confidencial, incluyendo los sueldos de los funcionarios, los precios de los productos, los planes de publicidad e información sobre el costo del producto. Si los auditores divulgaran esta información a gente externa o a empleados del cliente a quienes se les haya negado su acceso, su relación con la dirección se vería muy afectada.
Requisitos de la Sarbanes-Oxley para la conservación de los papeles de trabajo
La ley Sarbanes-Oxley requiere que los auditores de las compañías públicas preparen y conserven los papeles de trabajo y otra información relacionada con cualquier informe de auditoria con suficiente detalle para sustentar las conclusiones del auditor, por un periodo no menor de siete años. La ley Sarbanes-Oxley castiga a quienes con conocimiento de causa y premeditación destruyen los documentos de auditoria dentro del periodo de siete años; y son acreedores a multas financieras y encarcelamiento por más de diez años.
Contenido y Organización
Cada despacho de contadores establece su propio método para preparar los papeles de trabajo, y el auditor principiante adopta el método de su despacho.
Archivos permanentes
Tienen como objetivo contener los datos de naturaleza histórica o continua relativos a la presente auditoria. Estos archivos proporcionan una fuente conveniente de la información sobre la auditoria que es de interés permanente de un año al otro. Los archives permanentes incluyen lo siguiente:
* Resúmenes o copias de documentos de la compañía que son importancia permanente como el acta constitutiva, los estatutos, los convenios legales de emisión y compra de bonos y contraltos. Los contraltos son los planes de pensiones, los arrendamientos, las opciones de compra de acciones, etc.
* Análisis de años anteriores de cuentas que tienen importancia perdurable para el auditor. Éstas incluyen cuentas tales como deudas a largo plazo, cuentas de capital de accionistas, crédito mercantil y actives fijos.
* Información relacionada con el conocimiento de la estructura del control interno y la evaluación del riesgo de control. Incluye organigramas, diagramas de fluyo, cuestionarios y otra información de control interno, incluyendo la lista de controles y desventajas en el sistema.
* Los resultados de los procedimientos analíticos de auditorias de años anteriores. Entre estos datos están las proporciones y porcentajes calculados por el auditor y el balance total o el balance mensual para cuentas seleccionadas.
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